如何擁有一位「絕不喊累」的私人祕書：6 種免費/付費工具推薦

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  • 你是否曾經為了忘東忘西而懊惱不已？或者好不容易用便條紙記下待辦事項，轉眼卻又找不到那張紙？如果你跟我一樣常常覺得需要有人來提醒自己該做哪些事情，卻又不想花錢請一位私人秘書，那麼以下這些工具絕對能成為你最佳的「虛擬秘書」！從免費的 Telegram、Gmail 預約寄信，到最新的 ChatGPT「Tasks」功能，讓我們一一介紹它們的優勢、缺點，並推薦適合的使用者族群。

    1. 使用 Telegram 的預約訊息發送功能（免費）

    如果你已經是 Telegram 的愛用者，或者對使用即時通訊軟體習以為常，那麼 Telegram 的「預約訊息」功能會相當實用！

    • 使用方式：
      1. 在 Telegram 和自己開一個「儲存的訊息」（Saved Messages）的私人對話，或者建立一個專用的私人頻道/群組。
      2. 在對話方塊中打好要提醒自己的訊息，接著長按（或右鍵點擊）「傳送」按鈕。
      3. 選擇「預約訊息」（Schedule Message），設定未來的傳送時間即可。
    • 優勢：
      • 免費：Telegram 本身免費，且直接內建預約訊息功能。
      • 介面單純：訊息排程介面簡單易懂，操作門檻低。
      • 即時溝通：若同時還想跟朋友討論，Telegram 也能即時回覆；不用在多個軟體之間跳來跳去。
      • 上傳的附件沒有有效期限，可長時間保存
    • 缺點：
      • 不適合複雜規劃：若你有一堆任務要排程、設定循環，Telegram 的預約功能可能不夠全面。
      • 需要自行維護：要自己一筆一筆輸入與管理，不具備像專案管理軟體般的視覺化看板。
    • 適合族群：
      • 輕度使用者：偶爾需要提醒自己，不想安裝繁瑣的應用程式。
      • 即時通訊愛好者：喜歡在同一個平台整合聊天與任務提醒的人。

    2. 使用 ChatGPT 的「Tasks」功能（目前限付費用戶）

    OpenAI 新增的「Tasks」功能，讓 ChatGPT 不僅能幫你回答問題，還能替你規劃並提醒完成事項。

    • 使用方式
      1. 付費開通 ChatGPT 帳號（目前 ChatGPT Plus/Enterprise 版本可能提供此功能，依實際 OpenAI 官方訊息為準）。
      2. 在與 ChatGPT 的對話中描述你的計畫或待辦清單，例如「請幫我在每週一早上 9 點提醒我本週要做的事情」。
      3. 進一步調整「Tasks」的設定，例如設定提醒頻率、到期日及透過哪種方式通知（視官方支援的通知形式而定）。
    • 優勢：
      • 聰明的 AI 助手：不只是提醒，還能根據你的需求提供建議、排程並協助檢查任務完成度。
      • 整合度高：在同一個對話中，同時做計畫、詢問建議和安排行程，一次搞定。
      • 可客製化：AI 能理解自然語言，因此你可以用較貼近生活的口吻，讓它規劃提醒或分配優先級。
    • 缺點：
      • 需要付費：對於只需要單純提醒功能的人，這可能不是最划算的選擇。
      • 依賴網路連線：需要穩定的網路環境，而且功能也取決於 OpenAI 的 API 穩定度與當前政策。
      • 學習曲線：對 AI 不熟悉的人，前期可能需要時間適應如何與它對話與設定提醒。
    • 適合族群：
      • 重度規劃者：想要同時獲得 AI 建議與提醒功能，以提高效率與執行力。
      • 習慣與 AI 互動：對 AI 溝通感興趣，並願意為了更好體驗付費的使用者。

    3. 使用 Gmail 的預約寄信功能（免費）

    如果你常用 Gmail 作為主要的電子郵件工具，不妨善用預約寄信功能，讓自己在特定時間收到待辦提醒。

    • 使用方式
      1. 開啟 Gmail 撰寫新郵件。
      2. 填入你的收件人地址（可以直接寄給自己）。
      3. 在郵件撰寫完成後，按下「選項」>「排程寄送」，即可指定寄送時間。
    • 優勢：
      • 免費且內建：只要有 Gmail 就能使用，無需額外安裝。
      • 適合郵件為主的工作模式：若你的工作流程依賴電子郵件通知，那麼使用 Gmail 排程就很順手。
      • 容易回溯：收件匣就是你的紀錄，一眼就能在已收到的郵件中找到提醒。
    • 缺點：
      • 缺乏即時互動：它只是一封寄給自己的信，不具備互動性或進一步管理功能。
      • 容易被忽略：如果你的收件匣經常堆滿郵件，這些提醒郵件可能在眾多新信中被埋沒。
    • 適合族群：
      • 郵件工作者：平常大量使用電郵的上班族、自由工作者。
      • 簡易提醒需求者：希望在指定時間看到郵件，不想要太多外部應用。


    4. 使用 Google Calendar 的提醒功能（免費）

    Google Calendar 幾乎是每位需要排程、記錄會議行程者的必備工具，它同樣能作為待辦提醒的好幫手。

    • 使用方式
      1. 在 Google Calendar 建立新事件，或者使用「提醒」功能。
      2. 在新事件中設定時間、提醒方式（Email 或通知彈窗），以及是否要重複。
      3. 可使用行事曆的「每日、每週、每月」視圖來快速檢視接下來的行程。
    • 優勢：
      • 時間軸視覺化：使用月曆、週曆視圖時，一眼就能看到即將到來的行程與提醒。
      • 整合度高：可與 Gmail、Google Meet 整合，收到會議邀請能自動新增到行事曆。
      • 多平台同步：Google 帳號同步後，不論是手機、平板或電腦都能即時更新。
    • 缺點：
      • 傾向用於「行程」管理：對於需要細分許多子任務的人，Calendar 可能太粗略，難以進行專案式的任務管理。
      • 依賴 Google 生態系：需具備 Google 帳號，且要有良好的網路連線。
    • 適合族群：
      • 有固定行程/會議者：經常需要查看日程、會議安排。
      • 視覺化需求者：喜歡透過月曆或週曆排定工作的朋友。




        5. 使用 Google Keep 的提醒功能（免費）
      • Google Keep 常被當作便利貼筆記工具，但它同時也有基本的提醒功能，可以在指定時間或地點彈出通知。
      • 使用方式
        1. 在 Google Keep 新增一則筆記，輸入你要提醒的事項。
        2. 點擊「提醒」功能，設定時間或地點。
        3. 時間到了或進入指定地點時，就會收到提醒（需允許行動裝置的定位存取）。
      • 優勢：
        • 筆記 & 待辦整合：能將文字、照片、錄音做筆記，同時設定提醒。
        • 視覺化排列：各種便利貼形式，可以快速掃描待辦事項。
        • 地點提醒：這是少數能設定「到達某地後提醒」的免費工具，對常常跑外務的人很實用。
      • 缺點：
        • 單純型管理：只適用於簡單的事情紀錄與提醒，缺乏複雜的專案管理功能。
        • 需要 Google 生態系整合：必須安裝 Google Keep APP 或透過網頁版，對非 Google 用戶不算方便。
      • 適合族群：
      • 喜歡便利貼視覺：希望簡單清晰地記下一些靈感、採買清單、短期待辦。
      • 外出辦事族：可能需要地點型提醒的人（如到超市門口時提醒買牛奶）。



        6. 手機 App：Google Tasks / To-Do List 等（多款免費/付費都有）
      • 行動裝置上的待辦清單（To-do list）應用程式五花八門，像是 Google Tasks、Microsoft To Do、Any.do、Todoist……不勝枚舉。它們大多有提醒功能，並且可以設定不同的日期、標籤或優先級。
      • 使用方式（以 Google Tasks 為例）
        1. 下載 Google Tasks App 或在 Gmail/Google Calendar 側邊欄使用內建功能。
        2. 建立清單並新增任務，設定完成截止日或提醒。
        3. 在手機上接收推播通知，或在側邊欄查看全部任務。
      • 優勢：
        • 彈性與多樣性：不同 App 各有特色，能滿足從簡單到複雜的需求。
        • 跨平台同步：多數都有跨裝置、跨系統的同步功能（手機、網頁版、桌面應用等）。
        • 社群/協作功能（部分 App）：如分派給同事/家人，一起管理專案。
      • 缺點：
        • 功能過於分散：選擇太多，反而可能不知該用哪一個。
        • 需要花時間摸索：若要充分利用標籤、優先級或自動化功能，需要較多學習成本。
      • 適合族群：
      • 多任務處理者：工作、家庭、個人興趣並存，想要細分管理多項清單。
      • 注重行動使用：不想打開電腦就能快速查看或更新任務的使用者。



        找到最適合你的「虛擬秘書」:
      • Telegram 預約訊息：簡易、即時通訊風格，適合輕度提醒需求。
      • ChatGPT「Tasks」功能：AI 智慧規劃與提醒，功能強大但需付費。
      • Gmail 預約寄信：善用郵件排程，對經常用信箱的工作者很方便。
      • Google Calendar：行程式排程，視覺化和同步功能強大。
      • Google Keep：便利貼式筆記與提醒，尤其地點提醒是一大亮點。
      • 各式 To-Do List App：多元選擇，功能彈性，適合想做專案式管理或跨平台同步的使用者。


        你可以單獨使用一個工具，或混合搭配多個服務，來找到最順手的「虛擬秘書」組合。畢竟，「提醒」只是第一步，若能夠整合這些工具來規劃、追蹤並完成目標，你就等於請了一整個「私人秘書團」！趕快試試看這些方法，讓自己再也不必擔心忘了重要的待辦事項，提升工作與生活效率吧！
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